Grâce à la coopération documentaire du site universitaire alsacien, les sept établissements partenaires ont mené en commun une série d’actions à destination des usagers mais aussi des documents. Retour sur la conservation partagée des périodiques.

Jusqu’à l’année dernière, chaque bibliothèque universitaire de Strasbourg conservait dans ses magasins les revues acquises au fil des ans. La conséquence de ces acquisitions multiples fut la présence de doublons, de triplons, voire de quadruplons pour certains titres à Strasbourg. La saturation des espaces de stockage des bibliothèques devient, de plus en plus, une problématique majeure des bibliothèques.

A la bibliothèque de la HEAR, ce n’était pas moins de 15 000 numéros de revues qui étaient rangés dans notre magasin de périodiques.

Cependant, grâce à la carte Pass Campus - que chaque étudiant.e, professeur et personnel administratif obtient en intégrant les différentes universités ou écoles de Strasbourg - toute personne peut maintenant emprunter des documents dans n’importe quelle bibliothèque et a donc accès à tous les numéros de périodiques qu’il souhaite emprunter.

Un collègue de l’ Université de Strasbourg crée alors une application web permettant de reconstituer, virtuellement, une collection complète en combinant les collections parcellaires de plusieurs bibliothèques.

Le principe est simple :  trouver la bibliothèque ayant le plus grand nombre de numéros d’une revue et combler les lacunes de cette collection « mère » afin de la rendre la plus complète possible. Le critère principal est l’état physique du numéro, un numéro relié ayant la préférence en termes de conservation. Le mot utilisé par les bibliothécaires est « dédoublonner ».

Cette logique permet à la fois de créer une belle collection complète dans une seule bibliothèque mais aussi de libérer de la place dans un magasin pour y conserver un autre titre au complet.  Un réel échange aura donc lieu entre les bibliothèques.

Pour la bibliothèque de la Haute école des arts du Rhin, la participation au projet Eplouribousse commence en décembre 2022 avec la première réunion du « Projet de conservation partagée des périodiques en art ». Les participants à cette opération avec la bibliothèque de la HEAR sont la bibliothèque des arts et le Studium pour l’Université de Strasbourg, la bibliothèque de l’Institut National des sciences appliquées (INSA), la Bibliothèque Nationale Universitaire de Strasbourg (BNU) et celle de l’École nationale supérieure d'architecture de Strasbourg (ENSAS).

En janvier 2023, les bibliothécaires de tous ces établissements se réunissent pour se former à cette application web. Facile d’utilisation, elle demande néanmoins de fréquents aller-retours dans les magasins de conservation pour vérifier les états de collections des revues et ainsi permettre à l’application de créer la collection « référente ».

Une fois cette collection virtuellement reconstituée, il faut procéder au traitement physique et intellectuel des numéros. Quand un fascicule a un code barre, celui-ci sera barré et certaines bibliothèques apposent un tampon « Sorti des collections ». De plus, pour que les usagers d’une bibliothèque trouvent le numéro d’une revue, il faut que celle-ci soit signalée dans le catalogue de la bibliothèque. Parallèlement à ce catalogue, chaque bibliothèque intègre ses états de collections de ces revues dans le Sudoc (catalogue des bibliothèques universitaires de France). Il convient alors de signaler les changements de localisation d’une revue dans ces deux catalogues, ceux qu’on retire de nos collections et plus ceux qui reviennent quelques jours plus tard. Et enfin, les numéros de revues sont transférés physiquement dans leur bibliothèque référente.

Au final, la bibliothèque de la HEAR a donné environ 5 mètres linéaires, elle en a reçu 6 mètres linéaires et elle a pu sortir de ses collections 5 mètres linéaires en plus.

Une opération qui aura durée 1 an environ.